Eenvoudige boekhouding en btw administratie voor cadeaukaarten

Het gebruik van digitale cadeaukaarten kent veel voordelen voor de boekhouding en btw administratie. Zo zorgen cadeaukaarten ervoor dat je werkt aan je naamsbekendheid en komen er nieuwe klanten naar je winkel. Doordat deze vaak meer besteden van de waarde van de cadeaukaart heb je ook meer omzet. Maar er is meer. Het uitgeven van een eigen cadeaukaart via een digitale cadeaukaart oplossing zoals CCV Connect biedt voor jouw financiële administratie en boekhouding ook veel voordelen. Zeker ten opzichte van een papieren cadeaukaart.

Met je eigen cadeaukaart via CCV heb je altijd inzicht in het uitstaande tegoed. Dit wordt real-time bijgehouden. Iedere medewerker kan een cadeaukaart van waarde voorzien en innemen. De handelingen worden op het niveau van de medewerker geregistreerd. Ook qua veiligheid biedt het voordelen omdat je geen waardevolle cadeaubonnen op voorraad hebt liggen. En wat daarnaast ook niet onbelangrijk is: CCV rekent geen provisie over de cadeaukaarten. Veel cadeaukaarten zijn gebaseerd op een provisiemodel. Als cadeaukaarten worden ingewisseld betaal je als ondernemer al snel 8% tot soms wel 15% van de waarde. Bij CCV dus niet!

Cadeaukaarten en btw-administratie

Cadeaukaarten zijn waardepapieren en vrijgesteld van btw. Dit betekent dat als je cadeaukaarten verkoopt, hier geen btw over in rekening wordt gebracht. Bij de inwisseling van een cadeaukaart is de waarde van de bon dus inclusief btw. Net als met contant geld. De btw geef je vervolgens aan in je btw aangifte.

De verkoop van de cadeaukaart

Wanneer je cadeaukaarten (vouchers) verkoopt, vindt er feitelijk geen levering van een product plaats. Het is het omwisselen van publiek geld (pin of contant) naar een beperktere gebruiksmogelijkheid (in jouw winkel of winkelgebied). Op het moment van de verkoop van de cadeaukaart is het logischerwijs nog niet mogelijk te weten welke producten er met deze bon aangekocht worden. Daarom hoef je nog geen btw te rekenen. Als anderen jou betalen voor de verkoop van cadeaukaarten ligt het iets anders, maar dit komt bij een eigen cadeaukaart niet voor. De verkoop van de cadeaukaart wordt geboekt op een tussenrekening. Bij verkoop van cadeaukaarten crediteer je deze rekening waardoor er feitelijk een schuld ontstaat. Bij de verkoop van een cadeaukaart van €50 boek je €50 aan kas en €50 aan de tussenrekening. Zo eenvoudig is de boekhouding en btw administratie bij cadeaukaarten.

Het inwisselen van de cadeaukaart

Als een cadeaukaart wordt ingewisseld is er btw verschuldigd. Verkoop je meerdere producten met verschillende btwtarieven? Dan moeten deze verkopen uitgesplitst worden op een aparte rekening.

Als je bijvoorbeeld in een restaurant eet en een fles wijn drinkt heb je te maken met het hogere en lagere btw tarief. Een cadeaukaart voor een diner in een restaurant ter waarde van € 200 bevat bijvoorbeeld €150 tegen 9% en €50 tegen 21%

Je boekt dan € 200 vanaf de tussenrekening en schrijft € 137,60 naar de diner omzet en € 12,40 naar de Af te dragen btw (9%). Dit doe je ook voor de drank, maar dan tegen 21%.

Geldigheid en vervallen kaarten

Cadeaukaarten moeten in Nederland minimaal 2 jaar geldig zijn. In België is 1 jaar gebruikelijk. Na de periode van twee jaar kun je in de boekhouding de tussenrekening debiteren ten gunste van je Overige opbrengsten. In de praktijk vervalt helaas meer dan 12% van de cadeaukaarten.

Dashboard van CCV

Bij CCV krijg je als ondernemer of winkelgebied een uitgebreid dashboard waarop de volgende informatie terug te vinden is in zowel grafieken als in tabellen

Alle cadeaukaart transacties met de waarde
De verkochte waarde
De ingewisselde waarde
De openstaande waarde
Alle uitbetalingen (winkelgebied)
Alle ontvangsten (ondernemers in winkelgebied)
De mogelijkheid om een kwitantie te maken
De mogelijkheid om een cadeaukaart bestelling af te handelen
De mogelijkheid om online een cadeaukaart te verkopen / in te wisselen
De koppeling met je betaalterminal (ook niet CCV)
De koppeling met andere applicaties zoals kassa of website.

Wil je meer weten over de cadeaukaart oplossing van CCV?

Volg deze link voor het uitgeven van een eigen cadeaukaart

Volg deze link voor het uitgeven van een cadeaukaart in jouw winkelgebied