Voor veel ondernemers is het een grote stap om er even tussenuit te gaan en vakantie te nemen. Zeker starters, die zich in de beginjaren nog moeten bewijzen, zijn geneigd de vakantieperiode snel de rug toe te keren. De favoriete tijd van het jaar voor werknemers gaat voor bedrijfseigenaars dus inderdaad met heel wat stress gepaard. Toch bevestigt wetenschappelijk onderzoek dat je prestatievermogen net verhoogt als je jezelf af en toe een rustperiode gunt.
Kijk je uit naar een deugddoende vakantie? Maar lig je er tegelijkertijd wakker van dat je niet alles op tijd zal af hebben voor je afwezigheid? Of ben je nu al van plan toch regelmatig je communicatiemiddelen te raadplegen?
In deze blogpost geven we je zes tips mee om als ondernemer het werk even los te laten en zorgeloos op vakantie te gaan!
1 Ga op verlof buiten de piekmomenten
2 Bouw je werk geleidelijk af & verdeel de taken
3 Informeer je klanten tijdig
4 Maak afspraken over je bereikbaarheid
5 Vermijd afspraken meteen na je verlof
6 Neem écht vrij
1 Ga op verlof buiten de piekmomenten
Plan je vakantie in een rustige periode, wanneer je opdrachtgevers je niet dringend nodig hebben. Voor horeca-uitbaters en kleinhandelaars is het wellicht geen goed idee om de zaak te sluiten tijdens de zomermaanden of solden, want dan wordt de hoogste omzet gehaald. Bepaal wat voor jouw sector de piekmomenten zijn neem bij voorkeur vakantie in een andere periode. Ben je bijvoorbeeld actief in de bouwsector? Dan zorg je er beter voor dat je vakantie samenvalt met het bouwverlof, dan ben je tijdens drukke tijden wel beschikbaar.
2 Bouw je werk geleidelijk af & verdeel de taken
Niemand houdt ervan last minute nog allerlei opdrachten af te werken. Beheer je planning efficiënt en lijst de prioriteiten op die je zeker moet af hebben voor je vertrek. Hoe meer details van de baan zijn, hoe minder zorgen je hebt op vakantie. Communiceer je afwezigheid ook naar je stakeholders en hou rekening met hun eventuele verlofperiodes. Hier kan je dan op anticiperen en toch zo productief mogelijk aan de slag gaan tijdens een vaak kalmere zomerperiode. Wist je dat je trouwens dat een paar kleine trucjes volstaan om ook met je webshop een hogere zomeromzet te behalen?
Bovendien is het als ondernemer verstandig om je werk geleidelijk aan af te bouwen. Plan in de laatste twee dagen voor je verlof geen afspraken in. Die laatste dagen kan je ongetwijfeld gebruiken om je afwezigheid goed voor te bereiden en je laatste taken eventueel over te dragen aan je werknemers of een collega-ondernemer.
Heb je personeel ter beschikking? Maak dan duidelijke afspraken intern. Communiceer wat je verwacht van je werknemers en haal er zeker elkaars planning en verlofkalender bij, zodat je geen onmogelijke verwachtingen schept. Laat hen een lijst bijhouden van de voltooide taken. Zo heb jij bij je terugkomst een mooi overzicht van het gedane werk. Plan kort na je terugkomst een teamlunch in, waarbij je met je werknemers overloopt wat er gebeurd is, wat eventuele moeilijkheden waren en hoe die overbrugd werden.
Heb je een eenmanszaak? Dan kan het interessant zijn een collega-ondernemer onder de arm te nemen die je taken uitvoert tijdens je verlof. Hou er wel rekening mee dat je die persoon ruim van tevoren inwerkt, zodat een twijfelachtige overdracht je geen bijkomende stress bezorgt. Heb je een webshop? Dan kan het ook interessant zijn om die tijdelijk uit te besteden.
3 Informeer je klanten tijdig
Breng ook je klanten tijdig op de hoogte van je vakantie, minstens twee weken van tevoren, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan. Als ze op voorhand weten dat je afwezig bent, kunnen ze hier rekening mee houden en weten ze dat ze je tijdens die periode niet moeten ‘lastigvallen.’ Vergeet zeker geen out of office bericht in te stellen met duidelijke vermelding wanneer je opnieuw bereikbaar bent.
Werk jezelf niet in nesten en stel je handtekening één dag vroeger in, zo heb je een buffer voor onvoorziene omstandigheden en vermijd je dat iedereen je nog snel contacteert vlak voor je verlof.
4 Maak afspraken over je bereikbaarheid
Als ondernemer is het lastig je volledig van je werk los te koppelen. Maar word je voortdurend gebeld of gemaild, dan zal je nooit tot rust komen. Maak daarom goede afspraken over je bereikbaarheid. Wil je niet helemaal van de buitenwereld afgesloten zijn? Lees je e-mails dan één keer aan het einde van de dag of vraag je medewerkers je een dagelijkse update te sturen van het reilen en zeilen van de zaak.
Ben je eerder geneigd om snel alles te willen beantwoorden als je je mailbox opent? Dan kan je een nieuw e-mailadres: dringend@bedrijfsnaam.com aanmaken om uitsluitend de meest dringende vragen te beantwoorden. Werk je op die manier? Verwijs dan naar dit tijdelijke e-mailadres in je out of office bericht.
Geen zorgen dat je zal gebombardeerd worden met e-mails. De vermelding ‘dringend’ is sowieso een drempel voor je klanten en andere stakeholders, dus ze zullen je via deze weg alleen maar contacteren met heel belangrijke zaken. Dit alternatieve e-mailadres is een ideale oplossing als je vreest tijd te verliezen door heel je inbox uit te pluizen om de dringende van niet dringende e-mails te onderscheiden.
5 Vermijd afspraken meteen na je verlof
Plan de eerste dag na je verlof geen afspraken in, met uitzondering van een intern teamoverleg natuurlijk. Op die manier geef je jezelf voldoende tijd om achterstallige mails in te halen en alles op orde te krijgen. Als je jezelf dwingt om meteen naar afspraken te gaan, kan dat je onnodige stress bezorgen. Enerzijds omdat je het gevoel krijgt dat je op verschillende vlakken achterloopt, want het andere werk blijft liggen, en anderzijds omdat je de tijd niet hebt gehad om je voldoende op de meetings voor te bereiden.
Nog een gouden tip: stort je niet in het wilde weg op je inbox, maar sorteer je e-mails eerst volgens belangrijkheid. Misschien is het wel je laatste mail die prioriteit heeft en onmiddellijke actie vereist?
6 Neem écht vrij
Ook al kan je het misschien niet laten af en toe je e-mails te checken of je voicemailberichten te beluisteren, zorg er toch voor dat je voldoende de kans krijgt om even afstand te nemen en tot rust te komen. Enkel op die manier zal je je batterijen helemaal kunnen opladen en met een rugzak vol nieuwe ideeën terugkeren.
Is het als ondernemer dus een goed idee om op reis te gaan? Zeker! Met de nodige voorbereiding en duidelijke afspraken kan je als ondernemer onmiddellijk je koffers pakken en zorgeloos op vakantie vertrekken!
