Ein eigenes Café eröffnen: Kosten & Voraussetzungen im Überblick (inklusive Checkliste)

Der Traum vom eigenen Café – viele Menschen hegen ihn und spielen mit dem Gedanken, sich in der Gastronomie selbstständig zu machen. Damit dieser Traum Wirklichkeit wird, sollten Gründer einige Dinge beachten. Ist die Idee da, müssen Sie sich mit den Gründungskosten, Voraussetzungen und Auflagen sowie der Finanzierung und dem Businessplan auseinandersetzen. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie für Ihre Café-Eröffnung wissen müssen. Die praktische Checkliste hilft Ihnen, an alle wichtigen Aspekte zu denken.

• Das sind die Voraussetzungen, um ein Café zu eröffnen
• Café eröffnen: Kosten, die auf Sie zukommen
• Café eröffnen: Checkliste für angehende Cafébetreiber
• Das eigene Café: klein, aber fein

Das sind die Voraussetzungen, um ein Café zu eröffnen

Haben Sie sich je gefragt, ob jeder, der Lust hat, ein Café eröffnen kann? Ganz so einfach ist es nicht. Tatsächlich ist die Eröffnung eines Gastronomiebetriebs mit einigen Überlegungen verbunden, die Sie als angehender Gründer im Vorfeld anstellen müssen. Diese haben zum einen mit Ihnen als Person, zum anderen mit einer soliden wirtschaftlichen Planung zu tun. Hinzu kommt eine Reihe rechtlicher Bestimmungen und Auflagen und, anders als bei einer Ladeneröffnung, Hygienevorschriften im Umgang mit Lebensmitteln.

Wer kann eigentlich ein Café eröffnen?

Im Unterschied zu einem Frisörsalon müssen Sie keine besonderen beruflichen Qualifikationen nachweisen, wenn Sie ein Café gründen. Es ist jedoch naheliegend, dass Sie mit einer Ausbildung als Koch oder Konditor bessere (Speise-)Karten haben. Sie werden sich schwertun, wenn Sie ein Café eröffnen ohne Erfahrung in der Gastronomie.

Damit Ihre Gründungspläne später von Erfolg gekrönt sind, müssen Sie sich bei Ihren Vorüberlegungen zunächst eine Frage ehrlich beantworten: Bin ich für die Selbstständigkeit gemacht? Die Entscheidung, sich selbstständig zu machen, ist mutig und ehrgeizig. Die Selbstständigkeit verlangt dem Unternehmer viel Arbeit, Kraft und Zeit ab. Diesen Aufwand und Einsatz mit der Familie zu vereinen, ist eine Herausforderung.

Von der Idee zum Konzept

Der Weg von der Idee bis zum eigenen Café ist weit – aber er beginnt mit dem ersten Schritt. Dieser will wohl überlegt und gut durchdacht sein. Gehen Sie nach Plan vor und entwickeln Sie Ihre Idee zu einem möglichst ausgereiften Konzept weiter.

Es ist davon auszugehen, dass andere eine ähnliche Geschäftsidee hatten wie Sie. Schauen Sie sich unbedingt die Konkurrenzsituation vor Ort an. Gibt es dort, wo Sie Ihr Café eröffnen wollen, ähnliche Betriebe? So hart es klingt, aber den wenigsten Plätzen oder Fußgängerzonen fehlt das x-te Café.

Eine genaue und ehrliche Standortanalyse ist unabdingbar. Gibt es genügend potentielle Kunden oder kommt Laufkundschaft vorbei? Das wäre auf schönen Stadtplätzen oder in Einkaufsstraßen der Fall. Wenn kein Mensch sich in eine Gegend verirrt, wird niemand Ihr Angebot wahrnehmen. Kaum jemand nimmt den Weg auf sich, nur um ein bestimmtes Café zu besuchen, selbst wenn es noch so besonders ist.

Damit sind wir direkt bei einem sehr wichtigen Punkt — dem sogenannten USP (Unique Selling Point oder Proposition), also dem Alleinstellungsmerkmal. Was macht Ihr Café so besonders, dass es sich von den anderen abhebt und Kunden lieber zu Ihnen als zur Konkurrenz kommen? Versetzen Sie sich dazu in die Gäste hinein und versuchen Sie, deren Bedürfnisse und Wünsche herauszufinden. Daraus können Sie ein einzigartiges Angebot ableiten. Dabei müssen Sie mit Ihrem USP das Rad nicht neu erfinden. Wichtig ist, dass es kein plumpes Werbeversprechen ist, sondern Ihr Alleinstellungsmerkmal wirklich gelebt wird. Zur Inspiration finden Sie hier ein paar Beispiele, aus denen Sie einen USP für Ihr eigenes Café zusammenstellen können:

• Große Kuchenauswahl
• Alle Kuchen hausgemacht
• Vegane Produkte
• Nur Bio-Produkte / Fair-Trade-Kaffee
• Selbstgerösteter Kaffee
• Wunderschöner Ausblick auf …
• Günstige Mittagsangebote
• Spielecke für Kinder
• Live-Musik
• Kostenloses WLAN
• v. m.

Überlegen Sie sich weiterhin, auf welche Zielgruppe Sie Ihr Café ausrichten wollen. Wie steht es um die Altersstruktur? Sind am Standort eher junge oder ältere Menschen unterwegs? Das ältere Publikum wünscht sich im Allgemeinen eher ein gediegenes Café als einen hippen Coffeeshop. Bedenken Sie auch, ob die Menschen vor Ort ihre Freizeit verbringen und gerne länger verweilen. Oder sind dort hauptsächlich Leute auf dem Weg zur und von der Arbeit anzutreffen, die gerne die Gelegenheit hätten, ihre Pause in Ihrem Café zu verbringen?

An Ihre Zielgruppe müssen Sie schließlich Ihr gastronomisches Angebot anpassen. Wollen Sie Kaffee und Kuchen anbieten oder soll es kleine Speisen oder vollwertige Mahlzeiten geben? Machen Sie sich bei diesem Thema auch über die Öffnungszeiten Gedanken. Öffnen Sie Ihre Türen von früh bis spät, dann erwarten die Gäste entsprechende Verköstigung, etwa ein Frühstücksbuffet oder eine Mittagskarte.

Unter Umständen bietet es sich an, besondere Veranstaltungen wie Events, Lesungen oder Live-Musik in Ihrem Café stattfinden zu lassen. Diese wirken als Publikumsmagnet und beleben das Geschäft.

Businessplan erstellen – was muss alles rein?

Wie für jedes Unternehmen brauchen Sie einen Businessplan, wenn Sie ein Café eröffnen. In einem Businessplan fassen Sie alle Vorüberlegungen, die Sie sich im Konzept zu ihrem eigenen Café gemacht haben, zusammen. Das hilft Ihnen einerseits bei einem geordneten Vorgehen – zum anderen ist es eine Grundvoraussetzung für eine externe Finanzierung.

Bei der Eröffnung eines Cafés fallen Kosten an, die Sie wahrscheinlich nicht allein mit Eigenkapital stemmen können. In den meisten Fällen kommen Sie ohne Fremdkapital, etwa in Form eines Kredits von der Bank, nicht aus. Vor allem in der Gastronomie sind Kreditinstitute bei der Vergabe von Darlehen recht vorsichtig – das Risiko ist ihnen schlicht zu groß. Ebenso gibt es offizielle Fördermittel für Existenzgründer, die an diese Zusammenfassung Ihres Konzepts geknüpft sind. Aus diesem Grund brauchen Sie einen guten Businessplan, um Geldgeber von Ihrem Vorhaben zu überzeugen.

Das muss in Ihren Businessplan: 

• Zusammenfassung der wichtigsten Zahlen & Fakten über Ihr Café
• Profil des Gründers & Geschäftsidee
• Preisgestaltung & Einnahmequellen
• Markt- & Wettbewerbsanalyse
• Marketingstrategie & Werbung
• Zielgruppe & gastronomisches Angebot
• Personal
• Unternehmensorganisation & Rechtsform
• SWOT-Analyse Ihrer Stärken, Schwächen, Chancen & Risiken
• Finanzplan mit Kostenkalkulation

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Punkten entnehmen Sie in unserem Artikel „Laden eröffnen: So gründen Sie richtig!“.

Auflagen & rechtliche Bestimmungen

Eines sei hier vorab gesagt: Eine komplette Übersicht über alle Auflagen, Genehmigungen und Vorschriften für Cafés gibt es leider nicht. Diese hängen stark vom Bundesland ab, in dem Sie Ihr Café eröffnen möchten. Zuverlässige Informationen über regionale Regelungen erhalten Sie zum Beispiel auf den Webseiten der Industrie- und Handelskammern (IHK) der jeweiligen Bundesländer.

Wir führen hier kurz die wichtigsten Auflagen für Ihr Café auf:

• Wahl der Rechtsform: In Ihrem Café verkaufen Sie Waren und Dienstleistungen. Demnach sind Sie Kaufmann oder Kauffrau und müssen eine Rechtsform wählen. Diese ist ausschlaggebend für die weiteren Auflagen und bringt unter Umständen Vorteile steuerlicher und anderer Art mit sich. Je nachdem, ob Sie eine Einzelunternehmung, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft gründen, entstehen daraus Vor- und Nachteile steuerlicher und anderer Art.
• Eintrag im Handelsregister: Ob Sie Ihr Café ins Handelsregister eintragen lassen müssen, hängt von der Rechtsform ab, die Sie gewählt haben.
• Gewerbeanmeldung: Unabhängig von der gewählten Rechtsform müssen Sie Ihr Café als Gewerbe anmelden. Das geschieht im Gewerbe- und Ordnungsamt.
• Steueridentifikation: Durch die Anmeldung beim Gewerbeamt weiß automatisch das Finanzamt Bescheid und wird tätig. Sobald Sie allerdings die Kasse in Ihrem Café in Betrieb nehmen oder Rechnungen und Quittungen ausstellen, müssen Sie darauf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Um die Mühlen der Bürokratie zu beschleunigen, beantragen Sie Ihre Steuernummer in Eigeninitiative beim Finanzamt.
• Gaststättenunterrichtung: Wenn Sie nicht im Rahmen einer Ausbildung in der Gastronomie dazu aufgeklärt wurden, müssen Sie an einer Gastwirteunterrichtung bei der IHK
• Gaststättenkonzession: Möchten Sie gerne Kaffee mit Schuss oder andere alkoholische Getränke anbieten? Dafür brauchen Sie in den meisten Bundesländern eine Konzession – auch Schanklizenz genannt –, die Sie beim Ordnungsamt nach Vorlage einiger Dokumente bekommen. Das Amt überprüft Ihre Eignung anhand eines polizeilichen Führungszeugnisses, eines Auszugs aus dem Gewerbezentralregister, einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und einer Bescheinigung über die Belehrung zum Infektionsschutz.
• Gaststättenerlaubnis: Möchten Sie Ihr Café auch draußen betreiben? Dann brauchen Sie eine erweiterte Gaststättenerlaubnis für die Außengastronomie sowie eine Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Flächen.
• Hygienevorschriften: Um eine Gaststättenerlaubnis zu erhalten, muss jeder, der Lebensmittel verarbeitet, die entsprechende Sachkenntnis für Lebensmittelhygiene nachweisen. Dabei muss jede Person, die mit Lebensmitteln in Berührung kommt (Café-Inhaber und -Mitarbeiter), an einer Unterrichtung nach dem Infektionsschutzgesetz und der Lebensmittelhygiene-Verordnung Das gilt in gleichem Maße für Gründer, die ein Restaurant eröffnen möchten.

Café eröffnen: Kosten, die auf Sie zukommen

Die Gründung eines Unternehmens, vor allem eines Gastronomiebetriebs, ist mit erheblichen Kosten verbunden. Die Kosten für die Eröffnung eines Cafés werden häufig unterschätzt. Informieren Sie sich im Vorfeld gründlich, um nicht an finanziellen Problemen zu scheitern. Wie viel Sie Ihr eigenes Café kostet, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Gründungs- und Investitionskosten

Das sind diejenigen Kosten, die schon anfallen, ehe Sie Ihr Café zum ersten Mal betreten. Dazu zählen die folgenden Ausgaben:

• Auflagen, Genehmigungen und Lizenzen: Behörden arbeiten nicht umsonst. Daher ist mit den dort anfallenden Gebühren und Steuern fest zu rechnen.
• Maklergebühren: Sie stellen sich besonders schöne Räumlichkeiten vor? Dann führt unter Umständen kein Weg an einem Immobilienvermittler vorbei, der dafür eine Courtage
• Immobilie: In den meisten Fällen sind Cafébetreiber Mieter beziehungsweise Pächter. Sollten Sie jedoch in der Lage sein, eine Immobilie zu kaufen, fällt das in Ihrer Kostenrechnung am meisten ins Gewicht.
• Umbau: Sofern Sie nicht das Glück haben, ein bestehendes Café zu übernehmen, müssen Sie Umbaumaßnahmen Auch sonst werden Sie sicher einige Renovierungsarbeiten vornehmen.
• Ausstattung: Ihre Gäste möchten ihren Kaffee im Sitzen genießen und ihren Kuchenteller auf dem Tisch abstellen. Außerdem freuen Sie sich über ein Wohlfühlambiente mit hübscher Dekoration. Tische, Stühle, Geschirr, Besteck und Accessoires, nicht zu vergessen die Küchenausstattung für Ihren Gastronomiebetrieb, schlagen hier zu Buche. Lassen Sie Ihre Gäste bequem und schnell bargeldlos bezahlen. Sie benötigen Kartenzahlungslösungen für Ihr Café als einmalige Anschaffung. Bei CCV können Sie auch EC-Geräte mieten.

Laufende Kosten

Mit diesen Ausgaben müssen Sie nach der Gründung in Ihrem Café monatlich kalkulieren. Dazu gehören:

• Mietkosten beziehungsweise Pacht: Je nach Standort können diese recht hoch ausfallen. Beste Lage will eben bezahlt werden.
• Nebenkosten: In einem Gastronomiebetrieb ist der Verbrauch an Wasser und Strom sowie Müllabfuhrgebühren deutlich höher als im privaten Bereich.
• Versicherungen: Sichern Sie sich gegen möglichst viele Risiken Informieren Sie sich zu den wichtigsten Gewerbeversicherungen für Cafés.
• Kreditraten: Bei einer externen Finanzierung bezahlen Sie Ihr Darlehen plus Zinsen in monatlichen Raten an die Bank zurück.
• Personalkosten: Wollen Sie den Betrieb allein stemmen, nach der Formel „selbstständig = selbst + ständig“? Oder brauchen Sie für die Küche, den Service oder die Reinigung Personal? Sofern es sich dabei nicht um geringfügig Beschäftigte handelt, bedenken Sie die entstehenden Lohnnebenkosten.
• Unternehmerlohn: Vergessen Sie nicht, dass Sie selbst noch Ihre privaten Rechnungen bezahlen müssen! Wohnen, Essen und sonstige Lebenshaltungskosten müssen Sie weiterbezahlen, selbst wenn Sie die meiste Zeit in Ihrem Café verbringen.
• Wareneinsatz: Die Zutaten für Ihre Speisen und Getränke erhalten Sie im Großhandel günstiger. Stellen Sie eine ordentliche Preiskalkulation auf, um möglichst schnell Gewinn zu erzielen.
• Werbung & Marketing: Nicht nur bei Eröffnung, sondern auch im laufenden Betrieb müssen Sie kräftig die Werbetrommel rühren, um die Bekanntheit Ihres Cafés zu steigern. Mit diesen 10 Marketing-Tipps für die Gastronomie steigern Sie den Umsatz.

Puffer und Reserven

Gründer stellen oft fest, dass sie den Kapitalbedarf ihres Cafés vorher sehr optimistisch kalkuliert haben. Wenn Sie den Bedarf zu niedrig eingeschätzt haben, können Sie in einen Liquiditätsengpass geraten. Es ist nicht übertrieben, etwa 20 Prozent zu Ihrem kalkulierten Startkapital hinzuzurechnen. Ihr Puffer wird Ihnen in vielen Situationen nützlich sein, die für Sie Umsatzausfälle bedeuten, zum Beispiel

• bei Anlaufschwierigkeit,
• im Sommerloch beziehungsweise Winterloch,
• bei unvorhersehbaren Schäden beziehungsweise Unglücksfällen oder
• in schwierigen Zeiten, wie zum Beispiel den Pandemiejahren oder anderen Krisen.

Café eröffnen: Checkliste für angehende Cafébetreiber

Es gibt so viele Dinge zu beachten, wenn Sie ein Café gründen wollen. Um Ihnen den Start in Ihre Selbstständigkeit in der Gastronomie etwas zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen bei der Vorbereitung hilft. Da die Vorschriften von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind, kann diese Checkliste nicht allumfassend sein und jeden Aspekt ansprechen.

Das eigene Café: klein, aber fein

Haben Sie alle notwendigen Schritte abgeschlossen? Seien Sie zu Recht stolz auf sich! Es braucht viel Zeit, Geduld und Geld, um ein eigenes Café zu eröffnen. Ihr Erfolg hängt von einer detaillierten Planung und der gewissenhaften Umsetzung ab. Besonders wichtig ist Ihr überzeugender Businessplan als eine der Voraussetzungen, auf die Sie sich konzentrieren sollten.

Stehen Sie schon kurz vor der Eröffnung? Starten Sie am besten mit einem kleinen, aber feinen Angebot und einem Testlauf im kleinen Rahmen. Laden Sie im Vorfeld Freunde und Bekannte ein und bitten Sie sie um ehrliches Feedback.

Mit einem soliden Konzept zur Eröffnung eines Cafés und den notwendigen Ressourcen steht der Verwirklichung Ihres Traums und der erfolgreichen Eröffnung Ihres eigenen Cafés nichts mehr im Wege.

Welche Zahlungsmöglichkeiten biete ich an, wenn ich ein Café eröffne?

Denken Sie im Voraus daran, wie Ihre Kunden Ihre Produkte und Ihren Service bezahlen möchten. Obwohl die meisten Menschen in der Gastronomie immer noch bar bezahlen, geben Sie Ihren Gästen verschiedene Zahlungsmöglichkeiten.

Damit Sie für bargeldlose und kontaktlose Bezahlverfahren gerüstet sind, bietet Ihnen CCV moderne Kartenlesegeräte speziell für Gewerbetreibende in der Gastronomie zum Kauf oder zur Miete an. Wir beraten Sie gerne ausführlich, welche unserer Angebote für Ihre Gründung passend sind.

EC-Kartenlesegeräte für die Gastronomie

Gehen Sie auf die Wünsche Ihrer Gäste ein, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, bargeldlos und schnell ihre Rechnung zu begleichen – egal ob mit EC-Karte, Kreditkarte oder Mobile Payment.

Konfigurieren Sie Ihre Zahlungslösung

Lesen Sie auch unseren Artikel Selbstständig machen: So gründen Sie Ihr eigenes Unternehmen, um mehr über Gründungen und Unternehmertum zu erfahren.

Bildnachweis: Titelbild: ©gettyimages/Compassionate Eye Foundation; Bild 1: ©gettyimages/Compassionate Eye Foundation; Bild 2: ©gettyimages/ Mavocado; Bild 3: ©gettyimages/Westend61

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