Selbstständig machen: So gründen Sie Ihr eigenes Unternehmen (inkl. Checkliste)

Frage #9: Wo muss ich mein Gewerbe anmelden?

Wenn Sie sich für den Schritt in die Selbstständigkeit entschieden haben (egal ob im Haupt- oder als Nebenerwerb), müssen Sie nach der Planungsphase und vor der Aufnahme Ihrer selbstständigen Tätigkeit Ihr Gewerbe beim zuständigen Ordnungs- bzw. Gewerbeamt anmelden (§ 14 GewO). Die Kosten für die Ausstellung des Gewerbescheins liegen zwischen 10 und 40 Euro. Anschließend füllen Sie den Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt aus und bekommen Ihre Steuernummer. Wenn Sie als Freiberufler tätig werden, ist kein Gewerbe anzumelden – hier beantragen Sie nur eine Steuernummer beim Finanzamt.

Tipp: In immer mehr Städten können Sie den Gewerbeschein mittlerweile online ausfüllen.

Hinweis: Bevor Sie beim Gewerbeamt vorstellig werden, sollten Sie sich darum kümmern, notwendige Unterlagen und Nachweise anzufordern. Welche Dokumente für Ihren Bereich benötigt werden, kann bei Branchenverbänden oder IHK und HWK in Erfahrung gebracht werden.

Frage #10: Benötige ich ein Geschäftskonto?

Müssen Sie als Selbstständiger ein Geschäftskonto führen – oder genügt ein Privatkonto? Sie sollten auf jeden Fall Berufliches und Privates strikt trennen, um nicht nur sich selbst die Arbeit zu erleichtern, sondern auch die Arbeit Ihrer Bank. Denn wenn Sie geschäftliches und privates Konto als eines führen, erschwert dies die Buchhaltung.

Um Ihren Gewinn zu ermitteln, müssen Sie Ihre geschäftlichen Ausgaben den Einnahmen gegenüberstellen. Zu den Ausgaben zählen beispielsweise Wasser und Strom, Software, Telefon, Personal, Arbeitszimmer, Dienstreise und Fahrten, Mietkosten für Geschäftsräume etc. Mit einem Geschäftskonto haben Sie einen deutlich besseren Überblick über Ausgaben und Umsätze, machen bei der Gewinnermittlung am Jahresende weniger Fehler und erleichtern die Betriebsprüfung. Da Geschäftsausgaben schon anfallen können, bevor Sie als Selbstständiger zu arbeiten beginnen, sollten private und geschäftliche Kosten so früh wie möglich getrennt werden.

Frage #11: Welche Versicherungen sind für mich als Gründer wichtig?

Wenn Sie als Selbstständiger Ihr eigener Chef sein wollen, müssen Sie sich selbst um Ihre finanzielle Absicherung kümmern. Ansonsten kann eine Unachtsamkeit schnell existenzbedrohend werden. Welche Versicherungen Sie als Selbstständiger abschließen, ist stets eine Abwägung von Kosten und Risiken. Überlegen Sie sich, welche Risiken für Ihr Unternehmen wahrscheinlicher sind als andere und wie schwerwiegend ein Schaden sein kann. Schätzen Sie die größten Risiken ab, prüfen Sie den Versicherungsbedarf und vergleichen Sie Angebote verschiedener Versicherungen. Hier ein Überblick über wichtige Versicherungen für Existenzgründer:

• Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung:

Wenn bei Ihnen im Laden, im Büro oder auf dem Firmengelände ein Mitarbeiter, Kunde, Lieferant oder Besuch einen Schaden erleidet, kommt dafür die Betriebshaftpflichtversicherung auf. Voraussetzung ist jedoch, dass der Schaden entstanden ist, weil Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter einer betrieblichen Tätigkeit nachgegangen ist. Als Freiberufler wie Architekt oder Notar können Sie sich hiergegen mit einer Berufshaftpflichtversicherung absichern. Für manche Tätigkeiten, bei denen ein kleiner Fehler bereits gravierende Auswirkungen auf Ihre Vermögenssituation hat, ist der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung sogar verpflichtend, beispielsweise für Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte oder Gutachter.

• Betriebsunterbrechungsversicherung (auch Ertragsausfallversicherung genannt):

Wenn Sie aufgrund eines Ereignisses wie Brand, Wasserschaden oder eines Einbruchs eine Zeit lang keinen Umsatz machen können, aber weiterhin laufende Kosten wie Löhne und Gehälter bedienen müssen, übernimmt die Betriebsunterbrechungsversicherung den Schaden.

• Geschäftsversicherung (Inventarversicherung): Die Geschäftsversicherung hat Ähnlichkeiten mit der privaten Hausratversicherung. Sie schützt die beweglichen Objekte im Büro, im Laden oder in der Kanzlei. Dadurch sind Schäden am Inventar durch Brand und Explosion abgesichert.

• Firmenrechtsschutz: Auch wenn Sie versuchen, als Gründer alles richtig zu machen: Sie werden dennoch ab und an juristische Auseinandersetzungen führen müssen. Hierfür ist der Abschluss einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung sinnvoll. Egal, ob sie Probleme mit einem Mitarbeiter, Mitbewerber, Dienstleister, Kunden oder mit dem Finanzamt haben – versichert sind zumeist Anwalts-, Gutachter- und Gerichtskosten.

• KFZ-Versicherung: Wenn Sie ein Auto als Firmenwagen nutzen (z. B. weil Sie als Gastronom einen Lieferdienst aufbauen), benötigen Sie auf jeden Fall eine KFZ-Haftpflichtversicherung. Diese regelt Schäden, die Sie anderen Verkehrsteilnehmern zufügen. Den umfassendsten Schutz bietet eine Vollkaskoversicherung, die auch Schäden am eigenen Fahrzeug absichert, die Sie selbst verursacht haben sowie Vandalismusschäden.

• Cyberversicherung: Wenn Sie im digitalen Umfeld gründen beziehungsweise einen Online-Shop betreiben, sollten Sie über den Abschluss einer Cyberversicherung nachdenken. Doch diese Zusatzversicherung ist generell für alle Betriebe ratsam, die Ziel von Internetkriminalität werden können und sensible oder vertrauliche Daten aufbewahren (Anwälte, Ärzte, Finanzdienstleister etc.).

• Kranken- und Pflegeversicherung: Als Angestellter in einem Unternehmen mussten Sie sich um Ihre soziale Absicherung keine Gedanken machen. Doch als Selbstständiger liegt die Verantwortung nun bei Ihnen. Neben der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Kranken- und Pflegeversicherung können noch eine Reihe weiterer persönlicher Risiken durch freiwillige Versicherungen abgedeckt werden (Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfallversicherung).

Frage #12: Muss ich eine Buchhaltung machen?

Als Unternehmer müssen Sie sich auch mit den relevanten Zahlen Ihres Unternehmens beschäftigen und jedes Jahr den Gewinn beziehungsweise Verlust aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit ermitteln und dem Finanzamt mitteilen.

Wenn Sie zu einer der folgenden Gruppen zählen, gilt für Sie die einfache Buchführung:

• Freiberufler
• Gewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz 600.000 Euro oder einen Gewinn von 60.000 Euro nicht überschreitet und die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung genügt es bei der einfachen Buchführung, die Ein- und Ausgabenströme gegenüberzustellen – sprich, die Abflüsse und Zuflüsse von Geld zu notieren. Eine Kassen- und Kontoführung sowie eine aufwändige Inventur sind nicht erforderlich. Aus der EÜR resultiert Ihr Gewinn oder Verlust, den Sie am Ende des Jahres in Ihrer Einkommenssteuererklärung angeben – entweder als Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit oder als Einkünfte aus Gewerbebetrieb.

Wenn Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, ist zur Gewinnermittlung am Jahresende eine Bilanz zu erstellen. Prinzipiell sind alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, zur doppelten Buchführung verpflichtet. Aufgrund ihrer Rechtsform betrifft das die GmbH, OHG und die AG. Doch selbst Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, können bei Überschreiten der oben angegebenen Umsatz- bzw. Gewinngrenze zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.

Dabei müssen Sie das ganze Jahr über sämtliche Geschäftsvorfälle auf die jeweiligen Konten ordnungsgemäß verbuchen. Darüber hinaus wird eine Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) für die angefallenen Aufwände und Erträge geführt. Der Saldo dieser GuV wird am Ende des Jahres in die Schlussbilanz übertragen. Bilanz und GuV müssen schließlich an das Finanzamt geschickt werden.

Tipp: Die Buchführung beginnt schon, bevor Sie in die Selbstständigkeit starten. Sammeln Sie alle Belege im Zusammenhang mit Kosten, die bereits vor der Gründung anfallen. Diese können Sie nach der Gründung als Betriebsausgaben geltend machen und mindern Ihren zu versteuernden Gewinn.

Frage #13: Welche Steuern muss ich als Selbstständiger zahlen?

Welche Steuern Sie konkret zahlen müssen, hängt unter anderem von der gewählten Rechtsform ab:

• Einzelunternehmen oder Personengesellschaft: Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer
• Kapitalgesellschaften: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Kapitalertragssteuer und Umsatzsteuer
• Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie zudem Lohnsteuer abführen.

Einkommensteuer: Bei der Einkommensteuer besteuert der Staat Ihr Einkommen, also den Gewinn aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit abzüglich Sonderausgaben wie private Krankenversicherung oder außergewöhnliche Belastungen. Wenn Sie als Alleinstehender weniger als 9.744 Euro im Jahr verdienen (Grundfreibetrag), zahlen Sie keine Einkommensteuer. Verdienen Sie mehr, hängt der Steuersatz von der Einkommenshöhe ab (14 - 42 Prozent).

Formel: Zu versteuerndes Einkommen x Einkommensteuersatz = Einkommensteuer

Gewerbesteuer: Wenn Sie ein Gewerbe angemeldet haben, ist ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro Gewerbesteuer an die jeweilige Kommune abzuführen. Dabei entspricht der Ertrag in der Regel Ihrem Gewinn. Dieser wird mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent und einem von der Kommune individuell definiertem Hebesatz multipliziert, um die abzuführende Gewerbesteuer festzulegen.

Formel: Gewerbeertrag x 3,5 Prozent x Hebesatz = Gewerbesteuer

Umsatzsteuer: Auch Umsatzsteuer müssen Sie als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft bezahlen, sofern Sie kein Kleinunternehmer sind. Bleibt der Umsatz allerdings unter 22.000 Euro im Jahr, werden Sie als Kleinunternehmer angesehen und es fällt keine Umsatzsteuer an.

Wichtig: Auf Rechnungen müssen Sie als Kleinunternehmer darauf hinweisen, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Wenn die Kleinunternehmer-Regelung auf Sie nicht zutrifft, müssen Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen angeben – entweder 7 oder 19 Prozent.

Formel = Umsatz x Umsatzsteuersatz = Umsatzsteuer

Bei der Ermittlung der zu entrichtenden Umsatzsteuer an das Finanzamt können Sie die Umsatzsteuer auf von Ihnen im Rahmen Ihres Geschäfts eingekauften Waren und Dienstleistungen abziehen (Vorsteuer). Das betrifft beispielsweise die Umsatzsteuer auf Büromaterial oder die Miete der Geschäftsräume.

Zusätzlich haben Sie die Finanzbehörden darüber zu informieren, wie viel Umsatzsteuer durch Ausgangsrechnungen Sie eingenommen beziehungsweise wie viel Vorsteuer durch Eingangsrechnungen bezahlt wurde. Wenn Sie mehr Umsatzsteuer eingenommen haben, als Vorsteuer bezahlt wurde, ist die Differenz auszugleichen. Daher müssen Sie monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die in diesem Zeitraum angefallene Umsatzsteuer entrichten.

Wichtig: Umsatzsteuer, die zwischenzeitlich auf Ihrem Konto landet, gehört nicht Ihnen und Sie müssen entsprechende Überweisungen an das Finanzamt einplanen.

Wenn Sie über keinerlei Erfahrung im Bereich Steuern verfügen, sollten Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, um sich spätere Nachfragen der Behörden zu ersparen.

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